Volumetria e Performance OperacionalOperational Workload & Performance

ProblemaProblem

Gestor do setor operacional tinha dificuldade em mensurar a performance de um time com mais de 20 colaboradores (analistas, assistentes e líderes de equipe), porque as informações necessárias estavam espalhadas em ambientes diferentes: tarefas pendentes, atrasadas e concluídas dentro do ERP da empresa (consultadas via SQL Server); volumetria de e-mails não lidos e enviados de cada colaborador, sem nenhum registro histórico ou consolidado; e atividades de acompanhamento de clientes preenchidas manualmente em planilhas do Google Sheets (o time operacional também mantinha contato frequente com clientes, replicando parte do trabalho do setor comercial).The operations manager struggled to measure the performance of a team of more than 20 people (analysts, assistants and team leads), because the necessary information was scattered across different systems: pending, overdue and completed tasks inside the company's ERP (queried via SQL Server); unread and sent email volume for each team member, with no historical or consolidated record; and client follow-up activity filled in manually in Google Sheets (the operations team also kept frequent contact with clients, replicating part of the sales team's work).

Não havia como visualizar de forma consolidada a carga de trabalho de cada colaborador, nem identificar rapidamente quem estava sobrecarregado para redistribuir demandas.There was no way to see each team member's workload consolidated in one place, nor to quickly identify who was overloaded in order to redistribute demands.

SoluçãoSolution

Um script Python passou a ler individualmente a caixa de e-mail de cada colaborador via API do Gmail, com delegação de domínio (Google Workspace), permitindo acesso às caixas de todos sem depender de autenticação individual de cada um.A Python script began reading each team member's mailbox individually via the Gmail API, using domain-wide delegation (Google Workspace), granting access to everyone's inbox without relying on each person's individual authentication.

O script roda agendado via Windows Task Scheduler, de hora em hora, das 7h às 20h (o expediente vai das 8h às 18h, mas a janela foi estendida pra cobrir quem chega mais cedo ou faz hora extra). A cada execução, registra a quantidade de e-mails não lidos de cada colaborador no Firestore; ao final do dia, registra também o total de e-mails enviados por colaborador.The script runs on a schedule via Windows Task Scheduler, once an hour from 7 AM to 8 PM (the workday runs 8 AM to 6 PM, but the window was extended to cover early arrivals and overtime). On each run, it logs each team member's unread email count to Firestore; at the end of the day, it also logs each person's total sent emails.

As tarefas (pendentes, atrasadas, concluídas) são consultadas direto do ERP via SQL Server, e as atividades de acompanhamento de clientes são lidas com conexão direta do Power BI ao Google Sheets. Dentro do Power BI, as três fontes — SQL Server, Firestore e Google Sheets — são relacionadas pelo e-mail do colaborador, informação presente em comum nos três ambientes.Tasks (pending, overdue, completed) are queried directly from the ERP via SQL Server, and client follow-up activity is read through a direct Power BI connection to Google Sheets. Inside Power BI, the three sources — SQL Server, Firestore and Google Sheets — are related by the team member's email address, the one piece of information common to all three.

Estrutura do relatórioReport structure

ResultadosResults

O gestor passou a ter todas essas informações centralizadas em um único ambiente, com granularidade de até 1 hora para o volume de e-mails, eliminando a necessidade de entrar manualmente no e-mail de cada colaborador, no ERP e no Google Sheets pra montar esse panorama. Isso poupava, em média, 2 horas diárias do gestor do setor operacional.The manager gained all of this information centralized in one place, with granularity down to 1 hour for email volume, eliminating the need to manually check each team member's inbox, the ERP and Google Sheets to build that picture. That saved the operations manager an average of 2 hours a day.

O projeto foi validado como piloto no setor operacional e, em seguida, replicado com ajustes para os setores financeiro e comercial (inside sales), cada um com métricas e detalhes específicos da própria rotina, mas usando a mesma base conceitual (e-mails, tarefas do ERP). Essa replicação trouxe impacto adicional de 1 hora diária poupada em cada um dos outros dois setores, totalizando mais de 4 horas diárias poupadas somando os três setores.The project was validated as a pilot in the operations sector and then replicated, with adjustments, for the finance and sales (inside sales) sectors — each with metrics and details specific to its own routine, but using the same conceptual base (emails, ERP tasks). That replication brought an additional 1 hour saved per day in each of the other two sectors, totaling more than 4 hours saved per day across all three.

TecnologiasTechnologies

Fluxograma de ArquiteturaArchitecture Flowchart